Dienstliche Beurteilung – Was ist das?

Jede Beamtin und jeder Beamter erhält früher oder später eine dienstliche Beurteilung. Das führt nicht selten zu heftigem Streit zwischen den Beamten und ihren Dienstherrn.

Die Liste wo es zu Problemen bei dienstlichen Beurteilungen kommen kann, ist sehr lang:

Sei es bei einer Regel- oder Anlassbeurteilung, sei es bei der Vergabe von Beförderungsdienstposten, der Übertragung eines Amtes mit leitender Funktion, sei es für die Bewertung einer Bewährung auf einem Posten, sei es bei der Zulassung von Bewerbern zum Laufbahnaufstieg zwischen mehreren Beschäftigen, sei es für die Vergabe von Leistungsstufen, Leistungsprämien, Leistungszulagen – die Aufzählung ist nicht abschließend.

Nicht selten geht es auch schlicht um die Wertschätzung getaner Arbeit von Beamtinnen und Beamten durch die Beurteilerinnen und Beurteiler in Verwaltungsapparaten mit zu wenig Personal für die (zu) viele Arbeit, die erledigt werden muss.

Da kann dann eine schlechte Beurteilung trotz großen persönlichen Einsatzes eine Beamtin oder einen Beamten krank machen. Dann können sich beamtenrechtlich noch andere Probleme auftun, wie z.B. die Überprüfung der Dienstfähigkeit bis hin zur Versetzung in den Ruhestand.

Beamtinnen und Beamte sollten sich daher darüber informieren, was dienstliche Beurteilungen sind und was sie tun können, wenn es zu Problemen kommt.

Dieser Beitrag informiert Sie allgemein über dienstliche Beurteilungen und was Sie bei Problemen mit Ihrer Beurteilung tun können.

Auf spezielle Probleme bei dienstlichen Problemen wird in weiteren Beiträgen gesondert eingegangen werden.

1. Dienstliche Beurteilung – Sinn und Zweck

Dienstliche Beurteilungen gibt es nicht aus Jux und Tollerei.

Der Gesetzgeber und die Verordnungsgeber verfolgen mit dem Beurteilungswesen gleich mehrere Ziele.

Die dienstlichen Beurteilungen sollen dazu beitragen, dass Beamtinnen und Beamte nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung optimal ausgewählt und eingesetzt werden können.

Dadurch können Behörden effektiver werden.

Die dienstlichen Beurteilung schützen aber auch die Beamtinnen und Beamten.

Sie tragen dafür Sorge, das Beamtinnen und Beamte mit (wohlgemerkt rechtmäßigen) Beurteilungen entsprechend ihrer Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei ihrem Dienstherrn Karriere machen können.

Dienstliche Beurteilungen verfolgen aber keinen Motivationszweck, keinen Hinweiszweck und sind kein Mittel der Dienstaufsicht.

Besonders das mit der Motivation ist in der Praxis manchmal ziemlich hart. Da haben Beamtinnen und Beamte jahrelang schwer gearbeitet, zu keinem Zeitpunkt haben die Beurteilerinnen und Beurteiler an der Arbeit etwas beanstandet, stattdessen vielleicht sogar Lob ausgesprochen und dann wird eine niederschmetternde und schlecht formulierte Beurteilung erstellt.

Beurteilerinnen und Beurteiler tragen daher eine hohe Verantwortung bei der Erstellung von Beurteilungen.

2. Dienstliche Beurteilung – Rechtsgrundlagen – Bundesbeamte

Dienstliche Beurteilungen für Bundesbeamtinnen und -beamte entstehen nicht einfach so in einem luftleeren Raum.

Ausgangspunkt ist im Grundgesetz Art. 33 Abs. 2 GG:

„Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.„

Dieser Grundsatz wird in § 9 Bundesbeamtengesetz (BBG) (Stand: Mai 2024) für Auswahlverfahren von Bewerberinnen und Bewerbern:

„Die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber richtet sich nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung ohne Rücksicht auf Geschlecht, Abstammung, Rasse oder ethnische Herkunft, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, politische Anschauungen, Herkunft, Beziehungen oder sexuelle Identität. Dem stehen gesetzliche Maßnahmen zur Durchsetzung der tatsächlichen Gleichstellung im Erwerbsleben, insbesondere Quotenregelungen mit Einzelfallprüfung sowie zur Förderung schwerbehinderter Menschen nicht entgegen.“

Hieran knüpfen dann die Vorschriften des BBG in § 21 BBG und § 22 BBG an.

§ 21 Abs. 1 Satz 1 BBG (Stand: Mai 2024) ordnet das Beurteilungswesen an:

„Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamtinnen und Beamten sind regelmäßig, mindestens jedoch alle drei Jahre, zu beurteilen. Sie sind zusätzlich zu beurteilen, wenn es die dienstlichen oder persönlichen Verhältnisse erfordern.“

Und § 21 Abs. 2 BBG (Stand: Mai 2024) erlaubt es der Bundesregierung durch Rechtsverordnung Grundsätze des Beurteilungswesens zu regeln:

„Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung Grundsätze für dienstliche Beurteilungen sowie für das Beurteilungsverfahren zu regeln, insbesondere über

1. den Inhalt der Beurteilung, beispielsweise die Festlegung von zu beurteilenden Merkmalen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung,
2. ein Bewertungssystem für die Beurteilung,
3. die Ausgestaltung des Beurteilungsmaßstabs, beispielsweise die konkrete Festlegung von Richtwerten oder die Möglichkeit, von den Richtwerten aus Gründen der Einzelfallgerechtigkeit abzuweichen,
4. die Festlegung von Mindestanforderungen an die an der Beurteilung mitwirkenden Personen,
5. die Bekanntgabe des Ergebnisses eines Beurteilungsdurchgangs,
6. die Voraussetzungen und das Verfahren einer fiktiven Fortschreibung von Beurteilungen und
7. Ausnahmen von der Beurteilungspflicht.“

Auf der Grundlage der Ermächtigung hat die Bundesregierung in der Bundeslaufbahnverordnung (BLV) in den §§ 48-50 BLV (Stand: Mai 2024.

Dabei kommt § 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BLV (Stand: Mai 2024) eine besondere Bedeutung zu. Dort wird geregelt, dass Beurteilungsrichtlinien durch die obersten Dienstbehörden und ggf. andere Behörden erlassen werden können:

„Einzelheiten des Beurteilungsverfahrens, insbesondere die Zahl der Beurteilerinnen und Beurteiler sowie gegebenenfalls die Rolle und Verantwortlichkeit mitwirkender Berichterstatterinnen und Berichterstatter, regeln die obersten Dienstbehörden in den Beurteilungsrichtlinien. Sie können diese Befugnis auf andere Behörden übertragen.“

Auf dieser Grundlage haben einzelne Behörden des Bundes Beurteilungsrichtlinien erlassen.

3. Dienstliche Beurteilung – Rechtsgrundlagen – Landesbeamte

Auch bei den Landesbeamtinnen und Landesbeamten ist das Beurteilungswesen von Art. 33 Abs. 2 GG aus zu denken:

„Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.„

An dieses grundrechtsgleiche Recht knüpft dann § 9 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) (Stand: Mai 2024) an:

„Ernennungen sind nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung ohne Rücksicht auf Geschlecht, Abstammung, Rasse oder ethnische Herkunft, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, politische Anschauungen, Herkunft, Beziehungen oder sexuelle Identität vorzunehmen.“

In den jeweiligen Ländern ist ausgehend von hier in das jeweilige Landesrecht einzusteigen. Eine Darstellung für die einzelnen Bundesländer ist hier nicht sinnvoll. Einzelne Darstellungen zu den Ländern greifen wir in weiteren Beiträgen auf.

Am Beispiel des Landes Hamburg wird exemplarisch dargestellt, wie die einzelnen Landesrechte aufgebaut sind.

In einem nächsten Schritt ist in das jeweilige Landesbeamtengesetz weiterzulesen.

In Hamburg ist das § 10 Abs. 4 Hamburgisches Beamtengesetz (HmbBG):

„Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamtinnen und Beamten sind anhand der mit dem konkreten Arbeitsplatz verbundenen Anforderungen und unter angemessener Darstellung eines gegebenenfalls von der Aufgabenwertigkeit abweichenden Statusamtes regelmäßig und wenn es die dienstlichen oder persönlichen Verhältnisse erfordern durch Vorgesetzte zu beurteilen. Das Nähere regelt die oberste Dienstbehörde oder mit ihrer Zustimmung die von ihr bestimmte Behörde. Hierbei können Ausnahmen von Satz 1 für bestimmte Beamtengruppen oder Fallgruppen sowie geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung einheitlicher Beurteilungsmaßstäbe vorgesehen werden.“

An diese Vorschrift greift wiederum § 25 Nr. 6 HmbBG:

„Der Senat erlässt unter Berücksichtigung der §§ 10 und 13 bis 24 durch Rechtsverordnung Vorschriften über die Laufbahnen. Dabei soll insbesondere geregelt werden

(…)

6. Grundsätze für dienstliche Beurteilungen (§ 10 Absatz 4),

(…).“

Auf der Grundlage dieser Vorschrift ist unter anderem die Beurteilungsrichtlinie der Freien und Hansestadt Hamburg entwickelt worden.

4. Dienstliche Beurteilung – Wo finde ich die Beurteilungsrichtlinien?

Die Beurteilungsrichtlinien sind nicht immer öffentlich zugänglich. Wenn Sie die Richtlinien nicht finden können und Sie Ihre dienstliche Beurteilung überprüfen möchten, gibt es mindestens zwei Möglichkeiten:

1. Gibt es bei Ihnen in der Behörde ein Intranet oder ähnliches? Dort sind die Beurteilungsrichtlinien und Beurteilungsverordnungen meistens hinterlegt.
2. Sprechen Sie Ihre Personalvertretung an. Die Beurteilungsrichtlinien und -verordnungen werden mit den Personalvertretungen ausgehandelt. Die haben immer Zugriff darauf und können sie Ihnen geben,
3. Sprechen Sie Ihren Dienstherrn darauf an. Er wird sie ihnen zur Verfügung stellen können.

4. Dienstliche Beurteilung – Was ist eine und was ist keine?

Der Begriff der dienstlichen Beurteilung erfasst schriftliche Äußerungen der Beurteilenden über die erbrachten Leistungen einer Beamtin oder eines Beamten, ihre/seine Befähigung, ihre Eignung für ein angestrebtes Amt und/oder für die Zulassung zu einem Laufbahnaufstiegs, während eines Beurteilungszeitraumes.

Das bedeutet, dass z.B. Bewertungen von Einzelleistungen, keine dienstliche Beurteilung darstellen können, da sie keinen Beurteilungszeitraum berücksichtigen.

In der Regel sind Beurteilungsbeiträge, schriftliche Berichte von Vorgesetzten und Mitarbeitern keine Bestandteile der dienstlichen Beurteilung.

Etwas anderes kann gelten, wenn die Beurteilungsrichtlinien etwas anderes vorsehen.

Es kann Fälle geben, wo an dieser Stelle eine genauere Prüfung notwendig ist.

5. Dienstliche Beurteilung – Welche Arten von Beurteilungen gibt es?

Es gibt mehrere Arten von Beurteilungen. In der Regel handelt es sich um Regelbeurteilungen und Anlassbeurteilungen.

5.1. Regelbeurteilung

Eine Regelbeurteilung findet grundsätzlich in Regelmäßigen Abständen zu einem Stichtag statt. Sie erfolgt auch dann, wenn keine konkreten Personalmaßnahmen anstehen. So kann sich der Dienstherr ein Bild über die Leistungen eines Beamten verschaffen und zugleich auch einen Überblick über die Leistungsfähigkeit seiner Beamtinnen und Beamten im Vergleich verschaffen.

Wie genau der Stichtag fällt, unterliegt meistens einer konkreten Betrachtung des Einzelfalls und lässt sich nicht für alle Beamtinnen und Beamten gleichermaßen berechnen. Hier lohnt es sich in einem Rechtsstreit bei Bedarf anhand der konkreten Beurteilungsrichtlinie zu informieren.

Auf Antrag können Beamtinnen und Beamte ab einem gewissen Alter erreichen, dass keine Regelbeurteilungen mehr gefertigt werden sollen. In Hamburg ist das z.B. ab erreichen des 55. Lebensjahres möglich.

5.2. Anlassbeurteilung (Bedarfsbeurteilung)

Anlassbeurteilungen werden zu bestimmten Anlässen erstellt.

Die Anlassbeurteilung kann zum Beispiel in der Regel bei den folgenden Anlässen angefertigt werden:

1. vor Ernennungen, soweit keine Sonderregelung greift,
2. zum Ablauf der Hälfte der beamtenrechtlichen Probezeit,
3. zum Ablauf von Bewährungs- und Probezeiten,
4. für die Teilnahme an Auswahlverfahren, sofern die letzte zurückliegende Beurteilung veraltet (z.B. älter als 3 Jahre) ist oder aus anderen Gründen nicht mehr hinreichend aussagekräftig ist,
5. vor Eintritt in eine Qualifizierungsmaßnahme von einer gewissen Länge
6. vor dem Eintritt in eine Freistellung oder Beurlaubung von einer gewissen Länge (z.B. Sonderurlaub, Elternzeit, Ableistung des Bundesfreiwilligendienstes)
7. Heranziehung zum Grundwehr- oder Zivildienst,
8. beim Wechsel der Erstbeurteilerin oder des Erstbeurteilers (z.B.: Versetzung/ Umsetzung der Beurteilerin bzw. des Beurteilers oder Versetzung, Umsetzung oder Abordnung der bzw. des Beschäftigten für einen längeren Zeitraum), wenn die letzte Beurteilung in der Regel mehr als 12 Monate zurückliegt;
9. auf begründeten Antrag der bzw. des Beschäftigten (z.B. anlässlich einer Bewerbung).

Wie Sie lesen können, gibt es ganz unterschiedliche Situationen für Anlassbeurteilungen.

Hier kommt es immer auf den konkreten Einzelfall und die jeweils anzuwenden Beurteilungsrichtlinie an.

6. Dienstliche Beurteilung – Was wird beurteilt?

Mit den dienstlichen Beurteilungen sollen vor allem die Leistung, Befähigung und Eignung von Beamten geprüft werden.

Die Beurteilungsrichtlinie der Freien und Hansestadt Hamburg in Ziffer 1.2 beschreibt es ganz gut:

„(1) Beurteilungen haben das Ziel, ein möglichst objektives und differenziertes Bild der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung der Beschäftigten zu zeichnen. Neben einer aktuellen Leistungsbewertung dienen sie auch einer in die Zukunft gerichteten Befähigungseinschätzung (Potenzialaussage). Beurteilungen sollen insbesondere

• die fachliche Verwendung der Beschäftigten entsprechend ihren Fähigkeiten und sonstigen persönlichen Eigenschaften fördern und damit den Leistungsstandard der öffentlichen Verwaltung heben,
• sachgerechte und nachvollziehbare Entscheidungskriterien für Maßnahmen des Personaleinsatzes, der Personalwirtschaft und der Personalentwicklung liefern,
• den Beschäftigten eine realistische Einschätzung ihres Leistungsstandes erleichtern, damit sie erkennen können, in welchen Bereichen sie sich gegebenenfalls verbessern und weiterentwickeln müssen,
• den Beschäftigten zur bestmöglichen Entfaltung ihrer individuellen Fähigkeiten verhelfen und gegebenenfalls ihre Motivation verbessern.

(2) Bei allem Streben nach größtmöglicher Objektivität sind Beurteilungen unvermeidlich durch die subjektiven Sichtweisen der Beurteilerinnen und Beurteiler beeinflusst und enthalten neben tatsächlichen Aussagen auch persönlichkeitsbedingte Werturteile über die Fähigkeiten und Leistungen der Beschäftigten. Die mit der Beurteilung verbundenen Ziele erfordern daher von den Beurteilerinnen und Beurteilern ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Unvoreingenommenheit sowie die ständige Bereitschaft zur Selbstreflexion und zur Kommunikation mit den zu beurteilenden Beschäftigten.“

7. Dienstliche Beurteilung – Wie wird beurteilt?

Es gibt grundsätzlich mehrere denkbare Arten, wie Dienstherrn ihre Beamtinnen und Beamte beurteilen können.

In der Praxis dürfte sich die Form der teilgebunden Beurteilung durchgesetzt haben.

Diese Form der Beurteilung ermöglicht auf der einen Seite eine individuelle Beurteilung durch die Beurteilenden und arbeitet sich aber an (streng) vorgegebenen Kriterien ab, die weitgehend eine Vergleichbarkeit von Beurteilungen mit anderen Beamtinnen und Beamten ermöglicht.

8. Dienstliche Beurteilung – Wie läuft das Beurteilungsverfahren ab?

Wenn es um Beurteilungen geht, sind Beamtinnen und Beamte schnell in heller Aufregung und emotional belastet. Dann werden schnell Äußerungen der Beurteilerinnen und Beurteiler als gesetzt betrachtet, obwohl noch gar keine Beurteilung gefertigt worden ist.

Zur Beruhigung ist es dann sinnvoll, wenn sich die Betroffenen über den Ablauf eines Beurteilungsverfahrens informieren und sich klar machen, in welchem Verfahrensabschnitt sie sich befinden. Ausgehend davon können dann in der Regel eigene Positionen gefunden und Strategien entwickelt werden, wie weiter vorgegangen werden soll.

Die zuständigen Beurteilerinnen und Beurteiler erstellen in der Regel in einem ersten Schritt einen Entwurf einer Beurteilung.

Dann folgt in der Regel die Anhörung des Beamten. Nicht selten sehen die jeweils anzuwendenden Beurteilungsrichtlinien ein Beurteilungsgespräch vor. Dabei besteht die Möglichkeit, dass sich der oder die Beurteiler sowie die Beamtinnen und Beamten mit ihren Einschätzungen abgleichen können. Eine Pflicht der Beurteiler, den Einschätzungen der zu Beurteilenden zu folgen, gibt es dabei aber nicht per se.

Erst daraufhin wird die fertige Beurteilung der oder dem Beurteilten eröffnet. Hier wird auch von Bekanntgabe gesprochen.

Die Beurteilungsrichtlinien sehen im Anschluss an die Bekanntgabe eine Besprechung der Beurteilung vor. In diesem Gespräch soll der Beamtin oder dem Beamten die Gründe und die Argumente erläutert werden. Ob diese der oder dem Betroffenen dabei überzeugen oder nicht, ist an diesem Punkt in der Regel nicht relevant.

Die fertige Beurteilung wird dann in die Personalakte aufgenommen. Kommt es noch zu Änderungen des Entwurfs oder der bekanntgegebenen Beurteilung, so wird nur die korrigierte Fassung in die Personalakte aufgenommen werden.

9. Dienstliche Beurteilung – Beurteilungsinhalt

Was genau in einer Beurteilung stehen darf, ergibt sich aus den anzuwendenden Gesetzen, den Beurteilungsrichtlinien und ggf. bestehenden Verwaltungsvorschriften.

Darüber, was konkret in die Beurteilungen in geschrieben werden darf, werden wir in weiteren Beiträgen aufgreifen. Die Vielzahl an Problemen, die hier entstehen können sind immens.

Ein häufiger Problempunkt ist, dass sich die Beurteilerinnen und Beurteiler gezielt einen einzelnen Sachverhalt zur Bewertung herauspicken und dann daraus eine Wertung auf den gesamten Beurteilungszeitraum herleiten.

10. Dienstliche Beurteilung – Rechtsschutz

Beamtinnen und Beamte, die mit ihrer Beurteilung nicht einverstanden sind, können sich wehren.

Sie sind ihrem Dienstherrn nicht schutzlos ausgeliefert.

Gegen eine Beurteilung können Beamtinnen und Beamte Widerspruch erheben.

Wird dem Widerspruch nicht abgeholfen oder ist ein Widerspruchsverfahren nicht vorgesehen, kann beim Verwaltungsgericht eine Klage erhoben werden.

11. Dienstliche Beurteilung – Was tun bei Problemen?

Es gibt sehr häufig Probleme mit Beurteilungen.

Nicht selten dann, wenn die eigene Karriere gefördert werden soll.

Aber auch dann, wenn es Konflikte am Dienstposten gibt und durch einen Wechsel auf einen anderen Dienstposten, eine Beurteilung notwendig wird.

Gefrustete Dienstvorgesetzte nutzen dann gerne die Beurteilung „zum Nachtreten“ und verbauen so dem wechselbereiten Beamten jede Möglichkeit, sich in einem Auswahlverfahren erfolgreich weg zu bewerben. Dann sorgt, aus Sicht des Beamten, die „Pest“ dafür, dass, aus Sicht der Beurteiler, die „Cholera“, weiter vereint zusammenarbeiten dürfen.

Ich empfehle Ihnen daher, sich bei Bedarf an einen Fachanwalt für Verwaltungsrecht zu wenden, der sich als Anwalt auf das Beamtenrecht spezialisiert hat. Mit einem Anwalt für Beamte können Sie dann ein Erstberatungsgespräch vereinbaren und besprechen, wie Sie weiter vorgehen möchten.

Als Anwalt für Beamte berate und vertrete ich Beamtinnen und Beamte deutschlandweit.

Sie erreichen mich über meine Kontaktseite.

Aufgrund der räumlichen Nähe besonders aus Hamburg, Schleswig-Holstein, Niedersachsen und Mecklenburg-Vorpommern. Beamtinnen und Beamten aus anderen Bundesländern empfehle ich vorab einmal zu prüfen, ob es bei ihnen Anwälte für Beamtenrecht in der Nähe gibt.