Im März 2026 wurde bekannt, dass im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) die E-Mail-Konten mehrerer Beamtinnen und Beamte im Auftrag der Hausleitung überprüft wurden.
Es folgte eine Kleine Anfrage von Abgeordneten im Bundestag mit insgesamt 21 Fragen an die Bundesregierung (vgl. hib 357/2026 mit Verweis auf die Kleine Anfrage Drs. 21/4888).
Die Antwort der Bundesregierung folgte mit der Drs. 21/5560.
Dieser politische Schlagabtausch ist für Beamtinnen und Beamte relevant.
Er wirft die Fragen auf, wann und wie Dienstherrn die E-Mails von Beamtinnen und Beamten überprüfen dürfen.
Aus den Antworten lassen sich Handlungsempfehlungen für Beamtinnen und Beamte für den Umgang mit E-Mails ableiten.
I. Wann dürfen Dienstherrn die E-Mails von Beamten überprüfen?
In der Alltagspraxis in deutschen Behörden dürfte es der Normallfall sein, dass dienstliche E-Mail-Konten von Beamtinnen und Beamten nicht überprüft werden.
Das dürfte aktuell aufgrund der Vielzahl an E-Mail-Postfächern und täglich versandten E-Mails nicht mit den zur Verfügung stehenden personellen und sachlichen Mitteln möglich sein.
Wie künftig eine Kontrolle von E-Mail-Postfächern mittels Künstlicher Intelligenz möglich sein wird, bleibt abzuwarten.
Im Sofortprogramm aus Mai 2025 hat die Regierung nach Auskunft der Bundesregierung verabredet, kurzfristig einen Gesetzentwurf zum Beschäftigtendatenschutz vorzulegen. Damit sollen angesichts steigender Herausforderungen der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz in der Arbeitswelt faire Regelungen für den Umgang mit Daten im Betrieb geschaffen werden. Hierzu sollen aktuell regierungsinterne Vorarbeiten laufen.
Wie dienstliche E-Mail-Konten von Beamtinnen und Beamten genutzt werden dürfen, ist in der Regel in Dienstvereinbarungen geregelt.
Üblicherweise ist die Nutzung dienstlicher E-Mail-Konten nur zu dienstlichen Zwecken erlaubt.
Die private Nutzung dienstlicher E-Mail-Konten ist in der Regel grundsätzlich unzulässig.
Die Regelungen in Deutschland sind von Dienstherr zu Dienstherr mitunter sehr unterschiedlich und müssen im Einzelfall geprüft werden.
Sofern Beamtinnen und Beamte dienstliche E-Mail-Konten privat nutzen dürfen, müssen sie meist vorher in die Protokollierung und Auswertung der Verbindungsdaten sowie E-Mail-Filtermaßnahmen durch Einwilligungserklärung einwilligen.
Eine entsprechende Regelung gab es in diesem Fall beim BMWE.
In dem hier vorliegenden Fall, wurden die E-Mail-Postfächer nicht anlasslos überprüft.
Die Maßnahme erfolgte wegen des Verdachts von Dienstpflichtverletzungen, konkret der Herausgabe personenbezogener Daten bzw. Geschäftsgeheimnisse an Dritte im Rahmen einer Reise der Ministerin.
Neben des Verdachts von Dienstpflichtverletzungen ist es noch denkbar, dass gegebenenfalls eine Überprüfung eines E-Mail-Postfachs während einer Urlaubsvertretung erfolgt.
Das dürfte heute in Zeiten elektronischer Akten nicht mehr notwendig sein, da die relevanten E-Mails zu den einzelnen Vorgängen elektronisch gespeichert werden.
Mittlerweile dürfte es auch datenschutzrechtlich bedenklich sein, eingehende E-Mails auf eigenen dienstlichen E-Mail-Postfächern ungeprüft, z.B. im Rahmen einer Urlaubsvertretung weiterzuleiten oder durch Dritte lesen zu lassen.
Wir merken uns, dass dienstliche E-Mail-Postfächer in der Regel anlassbezogen kontrolliert werden.
Dann steht meistens auch ein Verdacht einer Dienstpflichtverletzung im Raum.
Eine festgestellte Dienstpflichtverletzung kann wiederum ein disziplinarrechtlich zu ahndendes Dienstvergehen darstellen.
II. Wie dürfen Dienstherrn die E-Mails von Beamten überprüfen?
Dienstliche E-Mails können ganz unterschiedlich geprüft werden.
In dem hier besprochenen Fall beschränkte sich die Maßnahme nach der Antwort der Bundesregierung auf die Auswertung von Protokolldaten, d.h. Metadaten wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Uhrzeit.
Inhalte von dienstlichen E-Mails können darüber hinaus grundsätzlich auch ausgewertet werden.
Unter Umständen müssen sich Dienstherrn bei der Kontrolle dienstlicher, aber insbesondere bei privaten E-Mail-Postfächern, um einen Durchsuchungsbeschluss kümmern.
Das Vorliegen eines Durchsuchungsbeschlusses ist regelmäßig in disziplinarrechtlichen Angelegenheiten zu prüfen.
In der Praxis kann es bei der Auswertung von E-Mail-Konten kompliziert werden.
So ist es denkbar, dass ein dienstliches E-Mail-Konto ausgewertet werden darf, darin gefundene private E-Mail-Nachrichten aber nicht.
III. Wie können sich Beamte gegen die Überprüfung wehren?
Nach einer Kontrolle eines dienstlichen E-Mail-Kontos werden die betroffenen Beamtinnen und Beamten informiert.
So erhalten Sie die Möglichkeit zu prüfen, ob und wie ihre Rechte durch den Dienstherrn verletzt worden sein könnten.
Hält eine Beamtin oder ein Beamter die Kontrolle seines E-Mail-Kontos für rechtswidrig, besteht die Möglichkeit gegen die Untersuchung Widerspruch zu erheben oder zu klagen.
Findet eine Kontrolle von dienstlichen E-Mail-Konten in einem Disziplinarverfahren statt, ist die Zulässigkeit der Maßnahme zu prüfen.
Unter Umständen kann das Ermittlungsergebnis dann ganz oder Teilweise einem Beweisverwertungsverbot unterliegen.
Beamtinnen und Beamte können bei einer Überprüfung ihrer dienstlichen E-Mail-Konten den Datenschutzbeauftragten informieren und ihre Rechte nach der DSGVO geltend machen.
Die Überprüfung von eigenen dienstlichen und/oder privaten E-Mail-Konten kann für die Betroffenen mitunter sehr belastend sein.
Mitunter drohen neben strafrechtlichen Konsequenzen auch Disziplinarmaßnahmen.
Es ist in diesen Situationen zu empfehlen, dass sich Betroffene mit einem Anwalt für Beamtenrecht beraten und gemeinsam in einem Erstberatungsgespräch überlegen, wie in diesen Situationen weiter sinnvoll vorgegangen werden soll.
